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职场:如何让其他部门支持你冲业绩?

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“一日之始就对自己说:我将遇见好管闲事的人、忘恩负义的人、傲慢的人、欺诈的人、嫉妒的人和孤僻的人……我绝不可能被他们中的任何一个人损害,因为任何人都不可能把恶,强加于我,我也不可能迁怒于这些与我同类的人,或者憎恨他们;因为我们天生是要合作的。”这话几乎就像在说现代办公室里的每一天!


职场:如何让其他部门支持你冲业绩?


谁说的?这是古罗马时代哲学家皇帝马可.奥理略.安东尼在“沉思录”的话。


古罗马时代的皇帝拥有无上崇高地位与无可挑战的权威,可是这位皇帝每天碰上的人和我们在办公室情况没有什么两样。显然尽管科技进步,但是人性仍然没有多大改变,我们所需要处理的问题和两千年前没有什么不同。


应付公司内部的官僚系统,比和客户交涉更麻烦?


许多从事业务工作的人都有相同的感觉:怎么应付公司内部的官僚系统,比与客户交涉还麻烦?生意是一个交换的关系,我们可以用价格去谈判许多事情,大家在利益上看事情,所有的愉快与不愉快在利益之前都被压制了下来。可是公司内部的人,并不是和我做生意,别说他们不愿配合,就是他公事公办,业务人员也常常是寸步难行的。


理论上来讲,公司所有单位都要支援业务单位完成生意。可是公司部门之间并不是直接的直属关系,而且公司内部每个部门有不同的功能,有些部门的功能本来就是既有牵制又有合作,就像业务部门的出货单价会被稽核;客户需要的产品规格公司做不来(技术上可行,但成本太高);客户需要的出货时间公司无法配合,等等一堆问题都在挑战业务人员的修养。


既然每个部门有它自己的功能,为什么一个部门要去帮别的部门考虑呢? 如果财会部门的出货价格稽核,老是考虑生意好不好做的问题,任何价格都可以支持业务的决定,他怎么可能做好价格稽核的工作呢?生意接单当然很重要,但是订单也是品质的考量,什么订单都接,什么交易条件都同意,到时候出了货,收不到钱,再来争议谁的责任就于事无补了。


只在乎自己部门事务的“本位主义”,本来就是正常的人,只会在乎自己相关的事物,会先考量自己的责任问题。这种只在乎自己部门事物的本位主义。本来就是再正常不过的事了。“签字就是牵制”,每一个在出货订单上需要签字的人,其实都有“牵制”业务单位的功能。而这也是组织设计的目的,组织的设计本来就是要每个人只要把自己工作做好,没有人成为别人的负担,大家不用担心其他部门,然后这个组织自然就能运作。


问题是这世界并不是照我们想像的设计去运作,公司内总有人会出问题;错误不是在公司里面,就是在客户、错误不在今天,也许就在明天。而这之间的弹性处理,就是业务人员的工作了。


业务的工作本来就不会有标准流程,如果业务工作有标准作业流程,那就订一个价格,让客户上网订购就可以了,这完全不需要业务人员参与。我们的工作本来就是要提供给客户非制度化,超越标准作业的服务。


现代组织能标准化作业的工作,都已经标准化了,剩下就是需要弹性作业的业务工作。我们身为一个业务人员,要如何面对公司内部的官僚系统,争取到生意呢?


1. 利他就是保护自己


人本能的会保护自己的利益,那我们把自己变成同事利益的一部分,同事在保护自己利益的时候,就会把我们一起考虑进去了。


公司内部门之间不做生意,就没有交换关系了吗? 一个微笑,换一个点头,这是以物易物的交易。公司部门与部门之间怎么会没有交换或利益关系呢?只是没有拿真金白银做交易罢了!


当我们表达了善意、提供了好处,给我们的同事,不管他是否是同一个部门,我们就是分享利益给同事。尤其是当我们主动的提供好处给我们的同事时,我们就能提升我们的同事关系到友谊的层次,从“交换”变成“交情”了。这对于我们要完成的业务工作有绝对正面的帮助。


相反的,如果我们用竞争的态度,而不是合作的方式与同事相处,我相信我们的同事也会用竞争的态度与我们相处。甚至我们在引导办公室充满了政治气氛,这可能使我们很难取得内部的支持来完成工作。


当你看到一个漏洞,或者发现某个部门成员陷入困境,要主动并给予帮助;或者对于别的部门需要业务单位配合纸上作业的工作,表达愿意积极合作态度,这会让你显得与众不同,效果远好于夏天进办公室时带冷饮给这些同仁。


2. 准备至少沟通五次吧


并不是所有行政系统的人都能体会你的诚意,这些人如果真的那么懂得如何因势利导便宜行事,就不会在行政单位上了。


行政单位上多得是公事公办的同事,他们不见得故意要找你麻烦,他们只是不愿承担风险。(SOP也就是组织官僚化的美称,常常是每个步骤都对,手术很成功,但病人死了。)


不管是行政单位的同事,甚或是你的直属长官,他们就像业务人员每天在外面碰到的客户一样,他们本来就没有同意你要求的义务,他们守住规定,就尽了他们的责任。


行政系统不能支持你的决定,那是业务人员自己要去操心的事。你唯一的办法就是持续的沟通,准备至少沟通五次吧。春秋时代孙武操练女兵,都还需要“三令五申”,孙武是大将军,都能三令五申了,为什么我们从事业务工作的人,不能为了我们认为应该做的事,至少沟通五次呢(既不能令,又不受命,我们也就“申”个五次吧)!


当你愿意为你想完成的任务沟通五次,你心里应该自我反覆想过这是否是一个值得争取的生意;而你的公司经过你五次的争取,你的提案也应该变成一个公开的议题,是否值得做这个生意,已经被讨论得很清楚,而不是你自己或是哪个行政同事可以阻挡的事了。


最后,要提醒所有从事业务工作的人;“将在外,君命有所不受”是在明智君王的时代才可偶而为之,不是惯例!古往今来的名将,功成名就又得善终的,哪一个不是在朝廷中有皇帝或重臣的支持。反之,若得不到朝廷支持,不管如何善战,功劳有多大?最后都不能善终。业务工作,支援/资源到哪里,生意就做到哪里!业务人员要在外面做成生意,先处理好公司内部关系吧。


文/亚瑟的业务笔记


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